Economia, comunicazione, marketing e phygital: gli ingredienti per costruire un evento culturale di successo

Feltrinelli Education identifica un mix di competenze gestionali e di comunicazione necessarie per la buona riuscita di un evento culturale e approfondisce questi temi all’interno del suo “Corso in organizzazione di eventi culturali: progettazione e gestione”

Dalla gestione economica, al territorio, la comunicazione, ma anche le opportunità offerte dalla dimensione ibrida tra fisico e digitale che richiede consapevolezza rispetto a competenze e professionalità nuove per gli organizzatori

Organizzare un evento culturale richiede alcuni ingredienti essenziali: capacità organizzative in primis, ma anche competenze comunicative, di marketing e di contenuto che consentano di comprendere e valorizzare in pieno le esigenze di ogni specifico settore. La nuova normalità per gli organizzatori di festival ed eventi culturali inoltre si definisce “phygital”, ovvero una formula ibrida che prevede una parte di pubblico presente fisicamente e una parte collegata online da remoto. E lo stesso può succedere sempre più frequentemente anche con ospiti e relatori. Uno scenario che consente di poter organizzare eventi anche di grandi dimensioni e di raggiungere un pubblico ampio, in un periodo in cui la priorità è rappresentata dal rispetto delle regole di sicurezza anti Covid-19. Un panorama che apre orizzonti di sperimentazione ma richiede anche nuova creatività, competenze e professionalità per gli organizzatori.

Per chi desidera lavorare nell’organizzazione di eventi culturali è consigliabile partire da un percorso formativo umanistico, al quale si dovranno aggiungere nozioni sulle diverse tipologie di evento, competenze di project management che aiutano a progettare l’avvenimento nel complesso e con riguardo alle specificità delle singole fasi e, infine, competenze relative alla comunicazione di ciò che accadrà. Questi temi vengono affrontati anche nel corso di Feltrinelli Education dal titolo “Corso in organizzazione di eventi culturali: progettazione e gestione”.

Ecco alcune delle competenze identificate da Feltrinelli Education per chi vuole intraprendere questo tipo di carriera:

– Dal budget al pricing: la conoscenza dell’economia del settore, la capacità di preparare un budget, ossia un piano di entrate e uscite che consenta di capire come procurarsi i fondi necessari, delle tecniche di fundraising e delle politiche di pricing sono le fondamenta per assicurarsi una buona riuscita dell’evento.

– Mappare il territorio: analizzare il contesto in cui si opera, conoscere la disponibilità di luoghi potenzialmente adatti all’evento che si sta curando, la presenza di competitor, i dati sui risultati raggiunti in una certa area in passato, in occasione di una mostra o di uno spettacolo, danno la misura delle possibilità che un luogo può offrire o, al contrario, possono essere un indicatore utile della necessità di muoversi in direzioni differenti. Inoltre a fronte delle necessità emerse dalla nuova dimensione phygital richiesta dagli eventi, molte location si stanno organizzando per offrire spazi e servizi adeguati, gestendo tutto in autonomia o collaborando con fornitori di servizi video che garantiscono un lavoro di qualità.

– La comunicazione: altro aspetto fondamentale è quello della comunicazione: marketing, ufficio stampa e social network devono costituire una rete in grado di attivare il pubblico e spingerlo a partecipare, ma anche a diventare a sua volta un ambasciatore dell’evento. Una foto su Instagram fatta sul luogo o di un gadget legato all’evento, grazie all’effetto passaparola, diventano degli importanti biglietti da visita per il successo di una manifestazione. E se nella dimensione phygital il web non ha confini di spazio, lo stesso vale per il tempo. I contenuti di un evento potranno essere registrati, rivisti, utilizzati e condivisi tramite i social o su apposite piattaforme anche successivamente nel tempo.

– La nuova dimensione phygital: i mezzi tecnologici aprono nuove opportunità di sperimentazioni per gli eventi phygital: chi si approccia a questa professione deve tenere conto che nella nuova dimensione ibrida non basta replicare i processi tradizionali. Serve un’attenzione nuova alla creazione dell’evento già dalla fase di progettazione. È necessario quindi, più di prima, disporre di professionisti di regia, grafica e informatici per evitare problemi di connessione, riprese sbagliate e intoppi nelle dirette streaming. Oltre che di esperti di social network, marketing e storytelling, che sappiano garantire il coinvolgimento per chi non è presente fisicamente durante il suo svolgimento, con un occhio particolare all’interazione digitale in tempo reale tramite video o chat. Moderatori di contenuti e professionisti del digitale diventeranno figure sempre più importanti per gli eventi. L’abilità degli organizzatori consisterà nella capacità di garantire la stessa interazione con gli ospiti in presenza e quelli da remoto.

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