Il compito di allestire una presentazione efficace in un tempo breve può essere davvero difficile, ma con alcuni accorgimenti di base si può preparare un buon materiale anche senza troppa esperienza; tuttavia è proprio dall’esperienza che derivano gli spunti migliori. Per questo abbiamo intervistato il Professor Mauro Bologna, docente all’Università degli Studi dell’Aquila e autore del libro: “Progettare una presentazione”.
Il tempo è tiranno: come gestire i pochi minuti a disposizione per una presentazione?
Fate una scaletta, un piano generale e rivedetelo ripetutamente, fino al risultato finale.
Nella prima immagine (o nella seconda, dopo il titolo) spiegate in estrema sintesi il percorso che volete proporre, con il classico schema di “Cosa, Chi, Dove, Quando e Perché”, seguito dai migliori giornalisti quando devono raccontare un evento (per gli anglosassoni si tratta del famoso schema “What, Who, Where, When and Why”). Mettendo subito in chiaro il vostro percorso sarete concisi ed efficaci. Questo primo passo in realtà è anche l’ultimo da rifinire con cura, dopo aver preparato l’intero materiale. La “copertina” di un lavoro è spesso l’elemento che si approva per ultimo.
Quali sono gli errori in cui si incorre più facilmente e come fare per evitarli?
Gli errori possibili sono molti: troppe parole per ogni immagine, voler presentare troppo materiale in troppo poco tempo, scegliere colori che non stanno bene insieme o che non danno risalto agli elementi più importanti, scegliere caratteri tipografici poco leggibili per chi assisterà (considerare grandezza aula, distanza del pubblico dallo schermo, ecc.). Un valido schema di base è quello di tarare la presentazione al ritmo di una immagine al minuto e con ciascuna immagine contenente non più di sette righe di sette parole. E’ questo il testo (ripeto, massimo 7×7) che si può leggere e comprendere bene in un minuto di tempo da parte di chi ascolta. Di meno sì, di più assolutamente no. Se nelle diapositive ci sono anche fotografie, il testo dovrà essere ancor più ridotto, e dovrà solo spiegare meglio le figure. Non usate troppi colori diversi per testo e grafica; scegliete due, tre o massimo quattro colori (una tavolozza prestabilita) e conservate gli stessi per tutta la presentazione, con logica anche nell’uso degli stessi colori per elementi che si richiamano nel discorso. Per i caratteri tipografici lo stesso; tipicamente uno solo, massimo due, senza esagerare con dimensioni ed effetti speciali. L’importante è il messaggio, non tanto la forma pirotecnica e le animazioni del testo (poche!).
Quanto influisce l’aspetto grafico (lo stile, la cura delle immagini, etc.) nel computo di una presentazione?
L’aspetto può anche essere importante, ma la cosa principale è quello che avete da dire. Un buon testo resta un buon testo comunque sia scritto: non è la penna che fa lo scrittore, sono le idee. Se avete tempo e voglia, curate pure la forma grafica e l’estetica, ma solo dopo aver prodotto un testo impeccabile.
Video o fotografie? Materiali a stampa o presentazione orale? Come scegliere il supporto adatto?
Su questo non ci sono regole universali. Le diverse occasioni possono consigliare il mezzo. La forma più efficace può essere un video (con i bambini più piccoli, per esempio), un volantino scritto (se volete che resti traccia fedele del vostro intervento dopo la sua conclusione), oppure una presentazione orale corredata da diapositive proiettate in aula (un classico in tutti i convegni e nelle riunioni operative). In ogni caso siete voi lo scrittore, il regista, il grafico e l’attore della presentazione: un individuo solo che deve mostrare la sua perizia in tutti i ruoli necessari per allestire e svolgere una buona presentazione.
Come si cattura l’attenzione del pubblico?
Con una presentazione efficace: parlando senza fretta, mostrando padronanza dell’argomento, offrendo immagini corrispondenti al livello culturale di chi ascolta, lasciando un messaggio forte e chiaro. Buon lavoro a tutti.
Mauro Bologna
Cattedra di Patologia Generale,
Dipartimento di Medicina Clinica, Sanità Pubblica, Scienze della Vita e dell’Ambiente,
Università degli studi dell’Aquila
Esami e tesine: i consigli per una presentazione efficace
